Che tu lavori dalle nove alle cinque, fai il telelavoro o stai a casa con i bambini, tutti hanno bisogno di un metodo efficace per gestire la propria giornata. Dopotutto, il perfezionismo, la procrastinazione e il mito del multitasking sono tutti pericoli reali che possono mantenere anche le persone più produttive bloccate in un posto. Quindi, come prendi il controllo del tuo programma e fai davvero le cose?
Secondo persone come Elon Musk e Bill Gates, tutto si riduce a prendere il controllo del tuo tempo e dei tuoi impegni. Per loro, usano la "micro-programmazione", che prevede la pianificazione della giornata con incrementi di cinque minuti. Anche se quel tipo di dettaglio potrebbe non essere necessario per la persona media, c'è ancora una lezione per tutti noi: prendere il controllo del tuo tempo pianificandolo o suddividendolo in blocchi o blocchi ti rende più produttivo. E il modo più semplice ed efficace per farlo è attraverso il "blocco temporale".
Perché il blocco del tempo funziona?
A volte indicato come "monotasking" o "time chunking", il time block è una tecnica di gestione del tempo in cui si blocca un periodo di tempo per completare una particolare attività.
Ad esempio, invece di controllare il telefono ogni volta che ricevi un'e-mail o una notifica sui social media, blocchi orari specifici durante il giorno per rispondere alle telefonate, rispondere alle e-mail e controllare gli account dei social media.
Stai essenzialmente mettendo da parte specifici blocchi di tempo per completare attività o progetti importanti. Alla fine, il tuo programma è suddiviso in blocchi di tempo in cui ti concentri su un'attività o progetto alla volta.
Questo tipo di gestione del tempo non solo rende la tua lista di cose da fare più gestibile, ma ti dà anche un maggiore controllo sulla tua giornata e ti aiuta a dare priorità alle tue attività. Il blocco del tempo migliora anche la concentrazione e scoraggia la procrastinazione. E, alla fine della giornata, ti sentirai come se avessi effettivamente realizzato qualcosa.
L'argomento contro il multitasking
Molte persone credono di poter fare più cose contemporaneamente e farle tutte bene. Ma la ricerca mostra che solo il 2,5% circa delle persone è in grado di svolgere più attività in modo efficace. Solo il resto della popolazione crede sono multitasking in modo efficace.
In effetti, provare a fare più di una cosa alla volta, come inviare messaggi di testo e guidare o scrivere un'e-mail importante mentre si risponde alla telefonata di un cliente, compromette la capacità di completare bene entrambe le attività.
Nel frattempo, uno studio del 2013 presso l'Università dello Utah ha scoperto che le persone che cercano di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente sono più facilmente distratte, meno produttive, commettono più errori e ottengono punteggi più bassi nei test di richiamo.
Allo stesso modo, anche il passaggio rapido tra due progetti può influire sui risultati. Completiamo le attività in modo molto più efficace quando diamo loro tutta la nostra attenzione. Inoltre, i neuroscienziati avvertono che provare a fare più cose contemporaneamente o dividere la nostra attenzione ha un impatto sulla nostra capacità di eseguire anche compiti semplici.
Ciò significa che più siamo multitasking, meno siamo in grado di realizzare. Il motivo è semplice. Stiamo perdendo la nostra capacità di concentrazione, il che significa che i progetti richiedono più tempo del dovuto.
Come utilizzare il blocco temporale
Il blocco del tempo, o monotasking, ti consente di concentrarti su un progetto alla volta. Questo approccio non solo ridurrà gli errori mentali, ma può anche aiutarti a liberare la tua creatività, soprattutto perché incanalerai tutta la tua energia e attenzione in un'unica attività entro il suo determinato periodo di tempo. Ecco una panoramica di come puoi incorporare il blocco temporale nella tua vita.
Sviluppa la tua lista
Inizia facendo un elenco di tutte le cose che devono essere fatte per la settimana. Elenca tutti i tuoi progetti di lavoro, i tuoi impegni familiari, persino i tuoi obiettivi di allenamento. L'obiettivo è quello di includere tutto, dalle telefonate che devi fare ai pasti che devi preparare.
Metti le stelle accanto alle cose che devono assolutamente essere completate come progetti di lavoro, incontri con i clienti e appuntamenti con i medici. Di solito, questa attività viene eseguita il venerdì dopo il lavoro o la domenica sera prima dell'inizio della settimana lavorativa.
Determina le tue priorità
Una volta che la tua lista è stata sviluppata, esaminala e metti le stelle per i progetti che sono le tue priorità principali per la settimana. Cerca di limitarlo a circa due o tre cose al giorno. L'obiettivo è che assegni ai tuoi compiti più importanti gli slot principali nel tuo programma di blocco temporale. Dovresti anche pianificare di concedere del tempo ogni giorno per rispondere alle e-mail, rispondere alle telefonate e controllare i social media.
Crea un progetto giornaliero
Il tuo prossimo passo è pensare a quanto tempo hai in un giorno e quanto tempo vuoi concedere per ogni attività sulla tua lista.
Inizia creando blocchi di tempo per le cose che fai ogni giorno come la routine mattutina e i rituali serali, l'esercizio fisico, il tragitto giornaliero da e per il lavoro, i pasti e la preparazione dei pasti, l'aiuto con i compiti e così via.
Un progetto di esempio per qualcuno che fa il telelavoro potrebbe assomigliare a questo:
- Dalle 6:00 alle 7:30 Rituale/esercizio mattutino
- Dalle 7:30 alle 8:00 Porta i bambini a scuola
- Dalle 8:00 alle 8:30 Rispondere alle e-mail/Controllare i social media
- dalle 8:30 alle 10:30 Progetto prioritario (inserisci una delle tue priorità)
- Dalle 10:30 alle 11:00 Chiamate telefoniche di pausa/ritorno
- dalle 11 alle 12:30 Progetto prioritario (inserisci una delle tue priorità)
- 12:30 alle 13:00 Pausa pranzo
- 13:00. alle 13:30 Rispondere alle e-mail/Controllare i social media
- 13:30 alle 15:30 Progetto prioritario (inserisci una delle tue priorità)
- 15:30 alle 16:30 I bambini tornano da scuola/Parlano del giorno
- 16:30 alle 18:00 Prepara/Mangia la cena/Pulisci
- 18:00 alle 19:00 Progetto prioritario (inserisci una delle tue priorità)
- 19:00. alle 21:00 Tempo libero/aiuto con i compiti
- 09:00. 21:30 Rispondere alle e-mail/Controllare i social media
- 21:30 alle 22:00 Rituale serale
Naturalmente, questo è un progetto molto semplice e non sarebbe adatto a tutti. La chiave è sviluppare un progetto per la tua giornata tipo con blocchi di tempo in cui puoi concentrarti sui tuoi compiti o progetti importanti.
Se lavori per un'azienda che ha riunioni di gruppo, corsi di formazione regolari o teleconferenze settimanali, devi tenere conto anche di questi. E non dimenticare di prevedere il tempo di viaggio se hai riunioni o appuntamenti a cui devi partecipare durante la settimana. Potrebbe anche essere necessario sviluppare un progetto diverso per il fine settimana.
Alcune persone avranno bisogno di sviluppare nuovi progetti ogni settimana. Altre persone hanno un ambiente di lavoro molto strutturato e possono utilizzare lo stesso progetto settimana dopo settimana. Fai ciò che funziona per te. Hai il controllo del tuo programma e puoi adattarlo e modificarlo per adattarlo alle tue esigenze e priorità.
Blocca l'intera giornata
Idealmente, una volta completato il progetto, sarai in grado di bloccare ogni giorno della settimana. Inizia con le tue priorità principali e parti da lì. Ad esempio, se la tua priorità principale per la settimana è scrivere un ampio rapporto sulle attività entro venerdì, pensa a quanto tempo ci vorrà per metterlo insieme.
Di conseguenza, se pensi che saranno necessarie quattro ore per completare il rapporto, potresti programmare due ore il lunedì e due ore il martedì per lavorare sul rapporto. Quindi, mercoledì pianifica un'altra ora per provarlo, apportare modifiche e finalizzarlo. Pianificando blocchi di tempo all'inizio della settimana per completare il rapporto, non solo previeni la procrastinazione, ma stai anche mettendo da parte il tempo necessario per concentrarti sullo sviluppo del rapporto.
Proteggi il tuo tempo
Una volta completata la pianificazione, proteggi il tuo tempo nel miglior modo possibile. Naturalmente, accadranno cose inaspettate e dovrai essere flessibile. Ma resisti alla tentazione di rinunciare al tempo del tuo progetto prioritario per qualcosa che può aspettare.
Comunica ai colleghi di lavoro e ai familiari quando non sarai disponibile. Quindi, tratta quei periodi di tempo come se dovessi incontrare un cliente molto importante. Nessuno penserebbe di interromperti durante una riunione. Allo stesso modo, l'obiettivo è che tu non venga interrotto durante il tempo del tuo progetto prioritario protetto.
Una parola da Verywell
L'uso efficace del blocco del tempo può aiutarti a prendere il controllo della tua giornata, concentrare la tua attenzione e scongiurare la procrastinazione. All'inizio, potrebbero essere necessari alcuni tentativi ed errori per creare un progetto che funzioni per te, ma con un po' di pratica e una piccola dose di pazienza, diventerai un professionista in pochissimo tempo.
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